Để nắm bắt được quy trình chuyển văn phòng đối với một người không chuyên. Thì sẽ gặp rất nhiều khó khăn là điều không thể tránh khỏi. Vướng mắc đầu tiên về kinh nghiệm, nhân lực và cụ thể là các bước để chuyển văn phòng nhanh chóng và an toàn. Chính vì thế, công ty vận tải bốn mùa sẽ giới thiệu tới các bạn ” quy trình chuyển văn phòng trọn gói “. Hiện nay chúng tôi đang phục vụ các doanh nghiệp tại hà nội. Phần nào đó giúp mọi người nắm bắt được phần nào các bước tiến hành để chuyển văn phòng của mình được thuận lợi nhất.
Xem thêm:>> 5 công ty dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tốt nhất tại hà nội.
Xem thêm:>> Dịch vụ cho thuê xe taxi tải chở hàng hoá 24h.
5 bước trong quy trình chuyển văn phòng trọn gói bạn cần tham khảo
1. Tiếp nhận thông tin và yêu cầu của khách hàng. Khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói.
– Khi doanh nghiệp bạn có nhu cầu di chuyển địa điểm kinh doanh, văn phòng làm việc. Cần tư vấn, cần 1 đơn vị chuyển văn phòng uy tín.
– Bạn có thể liên hệ qua các kênh thông tin sau:
+) Hotline: 024.39.124.124 hoặc 0979,217,635.
+) Email: chuyennhabonmuacompany@gmail.com
+) face: http://facebook.com/chuyennhavanphongbonmua
2. Khảo sát, từ vấn phương án chuyển văn phòng phù hợp. Lên báo giá và ký kết hợp đồng:
A. Khảo sát tại doanh nghiệp, văn phòng có nhu cầu vận chuyển văn phòng.
– Thông tin từ tổng đài được chuyển qua phòng khảo sát. Nhân viên khảo sát viên sẽ được nắm bắt thông tin khách hàng. Chủ động với doanh nghiệp để lên lịch gặp gỡ và khảo sát thực tế tại văn phòng của các bạn.
– Nhân viên khảo sát sẽ lập bảng danh sách tổng khối lượng đồ đạc cần vận chuyển. Danh sách hạng mục cần thi công vận chuyển và yêu cầu của khách hàng với quy trình chuyển văn phòng ra sao.
– Khảo sát thực tế địa hình vận chuyển ” tầng bao nhiêu, thang máy hay thang bộ, trong ngõ hay mặt đường, xe tải có vào được không..” cả bên chuyển đi và chuyển đến.
– Năm bắt yêu cầu về thời gian, quy trình chuyển văn phòng cụ thể để lên báo giá phù hợp.
B. Từ vấn các gói cước chuyển văn phòng trọn gói. Lên báo giá chuyển văn phòng cho khách hàng:
– Tư vấn phương án chuyển văn phòng trọn gói của bốn mùa cho khách hàng. Giới thiệu các gói dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói giá rẻ phù hợp cho khối lượng vận chuyển của văn phòng.
– Lập danh sách đồ đạc thống nhất vận chuyển, Biên bản phương án vận chuyển văn phòng cụ thể cho khách hàng. Bản báo giá chi tiết cụ thể cho gói cước chuyển văn phòng theo yêu cầu đã thống nhất với khác hàng. Cùng mẫu hợp đồng dịch vụ chuyển văn phòng cho khách hàng tham khảo. Gửi qua mail hoặc văn bản cụ thể để khách hàng có thể trình ban lãnh đạo phê duyệt.
– Hoặc có thể báo giá trực tiếp với khách hàng để đi đến thống nhất kí kết hợp đồng.
C. Kí kết hợp đồng dịch vụ chuyển văn phòng giá rẻ với khách hàng.
– Sau khi đã thống nhất về phương án chuyển văn phòng và chi phí vận chuyển. Hoàn thện hồ sơ báo giá và các văn bản cần thiết. Hai bên sẽ xoạn thảo văn bản, các điều khoản, các nhu cầu cụ thể tại hợp đồng chuyển văn phòng trọn gói này.
Xem thêm: >>> Mẫu hợp đồng chuyển văn phòng trọn gói.
3. Triển khai hợp đồng chuyển văn phòng trọn gói cho doanh nghiệp theo đúng quy trình chuyển văn phòng đã đề ra.
– Theo đúng tiến triển hợp đồng đã ký kết. Đúng thời gian, công ty chuyển văn phòng bốn mùa sẽ cử nhân viên tới thi công cho khách hàng. Theo sự thống nhất giữa hai bên, thì Bốn Mùa sẽ cung cấp thùng bìa carton, băng dính, màng PE, bút dạ.. Để tiến hành các khâu tháo dỡ, đóng gói, bọc lót, vận chuyển và lắp đặt cho doanh nghiệp.
3.1. Tiến hành tháo dỡ, đóng gói, bọc lót và phân loại đồ đạc trước khi vận chuyển trong dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói tại hà nội của bốn mùa:
A. Đội ngũ đống gói:
– Tiến hành đóng gói tài liệu theo các phòng ban, các tầng, các tủ kệ trong văn phòng khách hàng. Đánh dấu và tập kết phân loại từng khu vực riêng lẻ. Các nhân viên công ty sẽ đứng giám sát và yêu cầu các nhân viên của chuyển nhà bốn mùa thực thi theo yêu cầu.
– Tiến hành đóng gói trang thiết bị máy tính, máy móc ” Máy photo, máy in, máy scan…” Bọc lót kỹ càng, đánh dấu phân loại các phòng ban cụ thể.
B. Đội ngũ thợ mộc chuyển văn phòng:
– Tháo dỡ bàn ghế các phòng ban, tủ tài liệu, kệ tài liệu, giá kệ trong kho…..theo khối lượng công việc được đưa ra theo hợp đồng đã ký kết.
C. Đội điện tử, điện lạnh:
– Tến hành tháo dỡ máy tính cho đội đóng gói thực hiện, tháo dỡ máy photo..
– Tháo dỡ tủ sever, hệ thống mạng, hệ thống điện thoại, ……..
– Tháo dỡ hệ thống điều hòa,……
3.2. Vận chuyển đồ đạc văn phòng, tập kết xếp xe vận chuyển về văn phòng mới:
– Sau khi đã tháo dỡ, đóng gói hoàn tất đồ đạc tại văn phòng chuyển đi. Đội ngũ nhân viên chuyển văn phòng sẽ tập kết trang thiết bị văn phòng ra thang máy. Vận chuyển đồ xuống nơi tập kết của xe tải, xếp đồ lên xe tải. Di chuyển đồ văn phòng về địa chỉ mới và tập kết trang thết bị vào thang máy vận chuyển đồ lên văn phòng mới.
– Tiến hành song song, vừa vận chuyển và đội thợ mộc sẽ tiến hành lắp đặt bàn ghế, tủ kệ tại các phòng ban theo đánh dấu khi tháo bên văn phòng chuyển đi.
– Đội thợ điện, đện tử tiến hành lắp đặt lại điều hòa, điện mạng, điện thoại, máy tính….
– Còn các đội viên khác, tiến hành sắp xếp đồ đạc vào các phòng ban theo đánh dấu. Kê xếp lại bàn ghế nhân viên, tủ kệ vào vị trí theo bản vẽ nội thất của khách hàng. Sắp xếp lại tài liệu vào giá kệ, tủ tài liệu…. Lắp đặt máy tính cho các nhân viên, lắp máy in, máy photo cho các phòng ban….
4. Nghiệm thu, bàn giao và thanh lý hợp đồng dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói cùng khách hàng.
– Sau khi đồ đặc trong văn phòng được lắp đặt và sắp xếp ngăn nắp. Hai bên sẽ tiến hàng nghiệm thu chất lượng và số lượng với các hạng mục đã thi công.
– Hoàn thiện kiểm kê chất lượng và số lượng đã đủ và hoạt động bình thường. Giám sát sẽ làm biên bản bàn giao tài sản cho doanh nghiệp.
– Còn nếu trong quy trình chuyển văn phòng trọn gói xãy ra mất mát, hư hỏng. Bốn mùa sẽ chịu đền bù 100% giá trị đồ vật theo thời điểm thống nhất hợp đồng.
– Nếu mọi công việc hoàn thiện tốt đẹp. Hai bên tiến hành thủ tục thanh lý hợp đồng vận chuyển. Bốn Mùa cam kết cung cấp hóa đơn đỏ theo đúng quy đình của phát luật.
5. Chăm sóc khách hàng chuyển văn phòng trọn gói sau khi hoàn thành hợp đồng.
– Sau khi hoàn thiện các công việc sắp xếp và lắp đặt. Hoàn tất về thủ tục, giấy tờ, Hóa đơn vat cho khách hàng. Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ gọi điện trực tiếp cho khách hàng. Để nắm bắt được tiến độ công việc, và vướng mắc hay khiếu nại gì từ khách hàng với gói dịch vụ chuyển văn phòng trọn gói của Bốn Mùa.
– Sau đó sẽ lấy ý kiến đánh giá chất lượng dịch vụ của khách hàng. Hoàn thiện bảng báo cáo lên ban lãnh đạo công ty. Từ đó nắm bắt những ưu và nhược điểm trong quy trình chuyển văn phòng trọn gói của công ty. Để có những bước cải tiến, nâng cao chất lượng dịch vụ vận chuyển văn phòng cho khách hàng được tốt hơn nữa.
Nguồn: chuyển văn phòng trọn gói- Bốn Mùa